辦公室整理術01-5S與辦公桌的7個整理術

辦公桌
本文目錄

Add a header to begin generating the table of contents

我在日商工作十幾年了,又因為是製造業,公司對於5S特別要求。從我一進公司就開始接觸,而後也經過專門的培訓課程,直到現在已是高階主管,我更加重視這一塊。

5S是什麼

5S是一種管理活動,起源於日本,是由五個日文讀音開頭為S的名詞所構成的管理流程。目的是為了改善企業體質以及工作環境,增進工作效率。可用於生產管理、倉儲管理、檔案管理等工作流程。

1.整理(SEIRI) :區分要與不要
2.整頓(SEITON) :要的東西分類後明確定位跟標示
3.清掃(SEISO) :定期清掃
4.清潔(SEIKETSU):制定3S的制度跟程序,以維持整潔狀態
5.素養(SHITSUKE):培養每個人養成良好習慣(自律)

因為整齊的工作環境,對於好品質跟高效率有非常大的關聯。原先我只是在公司運用5S,斷捨離後我也將5S結合在我的日常生活以及到府教學。

斷捨離中的斷為斷絕不需要的東西,捨為捨棄多餘的物品,指的就是5S中的第一步驟-整理。再來才做5S中的第二步驟-整頓:將要的東西分類、定位(收納)跟標示。

所以我常說要先斷捨離物品,才能談收納,就是這樣的道理。
沒有先斷捨離,沒有先整理,就收納,也只是越收越亂。

接下來介紹我的辦公室整理術。

這讓我最引以為豪的就是,當我淨空桌面後,我的同事在半年後也自己默默開始斷捨離抽屜跟桌面的東西。本來桌面堆滿東西,常常找東西找不到,又會懷疑是別人隨便拿走,後來變成以下照片這樣,非常清爽呢!而且再也不復亂,因為他已經享受到桌面淨空所帶來的工作高效率囉~

同事的桌子,有一天受我影響開始整理,變成非常清爽!讓他工作更有效率!

小印的工作整理術

1. 每年年底進行文件整理,確定未來用不到的直接丟 。

一直以來都讓自己的資料/筆記本/
講義維持在一個抽屜的量就好

2. 平常桌面要淨空,沒有任何跟工作無關的東西。

整齊的辦公桌會讓上司老闆有好印象,因為一個人的狀態會表現在他所處的環境。(但堅持電腦桌布要定期換成我愛的卡娜赫拉,療育工作疲累)

辦公桌
實在很想將右邊的資料夾收起來
但這是讓同事放給我的文件
所以一定要放在桌上

3. 電腦桌面上的捷徑都是每天會用到的,其他收起來,維持在十個以內。

4.文具不用太多,留每天都會用到的就好,筆一種只要一支。不常用的放在公用區跟同事共用,也可以幫公司省錢。

5.為了環保,廢紙也要好好管理。

左邊放每天都會用到的表單
右邊放廢紙 (這是學前日本上司的習慣哈哈)
這廢紙背面內容有公司機密
所以只能我自己用在影印其他機密文件

6. 用餅乾盒(也可用市售分隔盒)分類各項文具。

最喜歡用餅乾盒來分格♥️
除了左下方的備品欄跟上方的名片以外,
其他都是每天會用到的文具
一個都不能少😆

7. 整理電腦檔案。

十年前我剛進公司時公司檔案非常混亂,每個人的檔案都存在自己的電腦,也沒共用,文件版本混亂,我自己工作時也覺得很沒效率。

後來我向公司提出改善提案,主動提議將公司所有人的檔案都收集、整理,去蕪存菁,集中並放置在共用電腦,規劃每個單位的資料夾以及分類,並做一覽表讓大家方便使用,就這樣一直沿用至今。

整齊的工作環境會讓人工作起來更有效率,思緒更清明,找個時間來整理你的工作桌吧😁

最愛這格♥️

相關文章

 


看更多客戶案例分享

小印是魔法師!!!

小印是魔法師!!! 過程中斷捨離的思考脈絡很清楚, 也能幫助我有系統進行分類歸納, 有學到一些之前沒想到的家事收納整理小技巧, 之後如果有機會會想學更多小撇步。
閱讀全文

回到頂端