辦公室整理術03-型錄斷捨離及收納技巧

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對於營利的公司來說,持續提高營收跟降低成本永遠是其努力的目標。透過適當地斷捨離文件,其實就可以省下空間,提高坪效,增加員工找尋文件時的效率。在斷捨離時,也要翻閱才能決定是否要丟掉,間接加深員工對於文件的印象,需要的時候就能快速找到。我覺得是百利無害。

文件斷捨離中,又以型錄算是基本入門款,可以由公司前輩帶著新人一起做,順便也可以讓新人認識有哪些廠商跟材料,加深印象,要用型錄的時候也就知道放在哪裡。

這一篇將會分享我斷捨離型錄時的判斷基準:

斷捨離型錄重點如下:

1.因為現在的科技日新月異, 機械產業常常會開發出新的功能來取代人力,可能要檢視一下你手邊的型錄,對應到現在的科技,是不是已經落伍了。

2. 很多公司已經有電子型錄了,像這種公司的型錄就可以回收了。

3.以前的年代沒有網路,都要靠電話簿來找廠商,然後請廠商寄送型錄過來,才能知道這家廠商到底賣了多少東西。現在如果需要什麼,google就馬上找得到許多對應的公司,不需要再留一堆型錄啦!

4.現在都是靠LINE在叫貨了,只要拍實物或是外盒的型號給廠商,他就會送貨過來。像這類持續在購買相同物品的廠商型錄,其實也是可以斷捨離了。

4.留了1年型錄,但都沒有叫過貨的公司,如果有其他公司可以取代他,我覺得也是可以回收了。真的有需要的時候再打電話給他,請他給你需要的資訊(拍照、掃描、電子型錄)即可。

5.只留一本型錄,丟掉重覆的。

以下型錄一定會留:

1.型錄內容豐富到可以從裡面學習到該行業的知識,而這些知識在網路很難找得到完整的。

2.對於常常需要查尺寸的材料,我覺得翻閱型錄比較方便,所以也會留下。

3. 如果是傳統產業的治工具,或是有專門規範的材料型錄,可以留個十年以上都不是問題。 除非規範修改了,但這是影響整個產業體制的重大情事,很難遇到。

分類收納的技巧

在斷捨離時,留下的就可以同時進行分類,如果以傳產來說,我分成:各式材料(管、管配件、板等等)、五金、機械,可以依照自家公司的狀況來分類。

分類好後,我會使用書擋或是隔板,將不同類的做區隔,並在相關位置貼上標籤,將整理好的資訊共有化,這樣就不怕其他人找不到,或是要歸位的時候亂放,導致需要時都找不到,這樣就失去當初整理的目的了。

啊~真的好喜歡斷捨離物品啊!不管是自家或是辦公室,整理完都會讓人覺得很清爽呢!最終丟了一車的型錄跟一些資料夾,清出一半的空間要來放其他的資料夾~

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